Mulţi au impresia că trimiterea unui curriculum vitae firmei despre care au auzit că face angajări este de ajuns, ceea ce este greşit. Abordarea problemei solicitării unui loc de muncă include obligatoriu ataşarea unei scrisori de intenţie.
Scrisoarea de intenţie acompaniază curriculum vitae în momentul în care îl trimiteţi unui posibil angajator. Ea are rolul de a vă prezenta ca pe un candidat capabil.
Elementele pe care trebuie să le conţină scrisoarea de intenţie sunt:
- Solicitarea efectivă a postului pe care îl doriţi.
- Explicaţi în cuvinte puţine şi ferme de ce doriţi postul respectiv, care ar fi principalele calităţi pe care le aveţi şi pentru care meritaţi postul, ce doriţi să realizaţi în cadrul firmei.
- Menţionaţi ce anume din activitatea, prestigiul firmei, v-a determinat să solicitaţi acest post.
- Manifestaţi-vă încrederea că angajarea dumneavoastră va fi de bun augur pentru ambele părţi.
Scrisoarea de intenţie conţine motivaţia, calificările şi exprimă disponibilităţile dumneavoastră faţă de firma la care intenţionaţi să vă angajaţi, într-un format concis şi atractiv. Este prima dumneavoastră şansă de a face o impresie bună, iar o scrisoare concepută exclusiv pentru firma respectivă arată interesul deosebit pe care îl acordaţi acesteia.
CV-ul dumneavoastră poate da o mulţime de informaţii (locurile în care aţi lucrat, studii etc.), dar scrisoarea de intenţie trebuie să-l facă pe cititor să se gândească un minut în plus să vă aleagă pe dumneavoastră şi nu pe oricare alt candidat.
Scrisorile de intenţie sunt de două tipuri:
- “Cover letters” sunt acele scrisori care se trimit pentru o poziţie precisă, în urma unui anunţ al organizaţiei angajatoare. Numai 20% dintre posturile valabile la un moment dat sunt anunţate (este ceea ce se numeşte “piaţa de munca vizibilă”). Vor exista, deci, foarte mulţi competitori în încercarea de obţinere a posturilor anunţate. In fapt, 90% dintre persoanele care caută un loc de muncă se orientează numai către acest sector de 20%, al posturilor anunţate. Nu limitaţi aria de trimitere a scrisorilor numai către posturile anunţate. Postul pe care îl doriţi este posibil să nu fie anunţat în presă sau în alte surse.
- “Broadcast letters” sunt scrisorile care se trimit către locuri de muncă neanunţate. Ele informează managerii asupra potenţialului dumneavoastră, cu scopul unei eventuale abordări ulterioare.
Posturile care nu sunt anunţate le puteţi localiza prin consultarea cataloagelor, ziarelor, periodicelor, organizaţiilor profesionale şi a Internet-ului. Căutaţi oportunităţi în mediul de afaceri, în industrie, servicii sociale, educaţie, guvern etc. Mulţi oameni doresc să vă ajute dacă pot, aşa că trebuie doar să cereţi asistenţa lor. Întrebaţi care este numele şi adresa angajatorului. Mergeţi personal să vedeţi potenţialele locuri de muncă (direct sau prin telefon pentru stabilirea unui interviu). Dacă aceste metode nu vă sunt accesibile puteţi trimite o scurtă scrisoare prin care solicitaţi o scurtă întâlnire.
Cele două tipuri de scrisori au similarităţi şi trebuie să includă următoarele elemente: accentul va cădea pe punctele forte cerute de post astfel încât angajatorul să facă o conexiune uşoară cu cerinţele organizaţiei sale. Punctele forte vor fi elaborate pornind de la calificările prezente. Exemplele ce conţin numere, cifre conduc la creşterea încrederii în acurateţea scrisorii. Prin scrisoare vă veţi diferenţia net faţă de ceilalţi competitori. Motivaţi-l pe angajator, faceţi-l să-şi dorească să vă întâlnească. Linia generală trebuie să fie pozitivă, să păstreze caracteristici de confidenţialitate, dar nu trebuie să treceţi limita spre egoism.
Scrisoarea tip “cover” este adresată şi trimisă unei persoane sau unui departament specificate într-un anunţ. Dacă nu este specificat nici un nume, încercaţi să-l obţineţi din alte surse, pentru a personaliza trimiterea. In primul paragraf trebuie trecut titlul postului din anunţ. Trebuie menţionate beneficiile pe care le puteţi aduce şi care este interesul dumneavoastră faţă de organizaţie şi postul solicitat. După ce consideraţi că angajatorul a primit scrisoarea, telefonaţi pentru a restârni interesul asupra dumneavoastră şi pentru a stabili data unui interviu.
Scrisoarea tip “broadcast” este adresată şi trimisă şefului de departament unde doriţi să lucraţi. Dacă organizaţia este mică, trimiteţi scrisoarea direct preşedintelui sau directorului executiv. In primul paragraf, pe baza cercetărilor făcute, menţionaţi exact poziţia de care sunteţi interesat, ceea ce puteţi oferi, ceea ce ei au nevoie şi de ce ar apela la dumneavoastră. Menţionaţi şi numele persoanelor (cu permisiunea lor) de la care aţi obţinut informaţiile.
Scrisorile trebuie să aibă la bază activităţile pe care le puteţi presta pentru angajator. Pentru acest tip de scrisoare se admite maximum o pagină. Manifestaţi-vă entuziasmul, chiar dacă el este numai aparent. Trebuie să treziţi şi să păstraţi interesul cititorului, de la începutul şi până la sfârşitul scrisorii. Evitaţi fraze de genul “aşa cum puteţi vedea”. Cititorul s-ar putea să nu fie în stare să vadă punctul pe care doriţi să-l accentuaţi.
- Scrisorile de mulţumire
Trimiteţi scrisori de mulţumire oricărei persoane care v-a ajutat. Mulţumiţi fiecărei persoane cu care aţi susţinut un interviu, menţionând câteva aspecte din care aţi avut de învăţat. Promptitudinea scrisorilor este un element esenţial. Menţionaţi în scris aprecierile dumneavoastră pentru informaţiile pe care le-aţi primit. Mulţumiţi persoanelor care v-au dat referinţe.
- Scrisoarea de mulţumire post-interviu
Folosiţi această scrisoare, cea mai neglijată dintre toate tipurile de scrisori, pentru a informa un posibil angajator cu privire la interesul dumneavoastră pentru postul oferit. Rezumaţi-vă punctele dumneavoastră puternice şi exprimaţi-vă dorinţa de a fi inclus în următorul set de interviuri. Promptitudinea (max. 24 ore) cu care trimiteţi scrisoarea după interviu este foarte importantă. Puteţi menţiona şi alte informaţii pe care aţi uitat să le transmiteţi la interviu. Reamintiţi-i intervievatorului calificările dumneavoastră pentru poziţia pe care o doriţi şi beneficiile pe care le va obţine compania dacă vă angajează.
- Scrisoarea ca urmare a respingerii candidaturii
După ce primiţi un “ne pare rău, dar…”, scrieţi încă o scrisoare. Veţi demonstra astfel atitudinea pozitivă faţă de organizaţia care v-a respins.
Sugeraţi că sunteţi interesat de un post similar celui pentru care aţi fost intervievat sau de un posibil alt post care se eliberează în cadrul companiei.
Se mai pot scrie scrisori pentru scoaterea CV-ului dumneavoastră din baza de date a candidaţilor, pentru refuzarea unei oferte de muncă, de acceptare a unui loc de muncă etc. In principiu, orice aspect nou apărut poate fi un bun motiv pentru o scrisoare.
Recomandări pentru întocmirea unei scrisori de intenţie
CV-ul dumneavoastră nu trebuie să apară niciodată singur pe masa unui angajator. Scrisoarea de intenţie este prima modalitate de a vă prezenta, de a vă arata principalele calităţi care vă fac un candidat favorit pentru postul solicitat.
- Personalizaţi scrisoarea pentru firma respectivă
Scrisoarea trebuie să conţină elemente legate direct de firma respectivă pentru a vă arata interesul. Scrieţi un motiv special pentru care vreţi postul, menţionaţi un departament, un proiect al firmei la care aţi vrea să participaţi. Adresaţi scrisoarea direct unei anumite persoane dacă este posibil.
- Scrieţi scrisoarea clar
Scrisorile de intenţie trebuie să fie clare şi la obiect. Ele trebuie să conţină titlul postului solicitat, câteva motive pentru care experienţa dumneavoastră profesională v-ar ajuta şi câteva puncte forte ale carierei dumneavoastră.
- Evidenţiaţi realizările dumneavoastră
Puteţi fi un om excepţional dar potenţialii angajatori vor să ştie exact de ce ar trebui să vă ia în echipă. Daţi câteva exemple de realizări în fostele locuri de muncă care credeţi că ar impresiona.
- Scrieţi intenţiile şi calificările la vedere
Dacă vă aşteptaţi ca un şef de personal să caute printr-o mulţime de informaţii date într-o scrisoare de intenţie pentru a-şi da seama de ce a fost trimisă, vă înşelaţi, acest lucru nu se va întâmpla niciodată.
- Ce vă face diferit
Subliniaţi calităţile şi abilităţile dumneavoastră şi arătaţi cum le puteţi pune în slujba firmei. Dacă aveţi o experienţă profesională relevantă, menţionaţi-o pe scurt în scrisoare.
- Nu includeţi informaţii negative
Nu includeţi niciodată menţiuni despre conflictele avute la alte locuri de muncă, litigii în curs etc. Dacă vorbiţi de rău locurile unde aţi fost angajat, cititorul se întreabă, pe bună dreptate, dacă urmează şi el la rând.
- Informaţii despre salariu
Regula este să menţionaţi nivelul salariului cerut în scrisoarea de intenţie (dacă firma respectivă cere acest lucru) şi niciodată în CV. Puteţi face acest lucru sub forma: “Salariul solicitat se încadrează între … şi …, negociabil” sau “Ultimul salariu a fost de …”
- Arătaţi-vă disponibilitatea de comunicare
Scrisoarea de intenţie trebuie să vă prezinte ca pe o persoană foarte deschisă spre comunicare. Menţionaţi că sunteţi disponibil pentru interviu; furnizaţi toate detaliile cum puteţi fi contactat (telefon, e-mail, adresă).
- Fiţi direct
O scrisoare de intenţie redactată profesionist şi un CV bun vă pot deschide calea spre un nou post. O prezentare clară şi fără greşeli (de orice natură), construită pe cuvinte puternice, va încuraja cititorul să parcurgă cu atenţie CV-ul dumneavoastră şi să vă cheme la interviu.
Scopul, forma şi conţinutul scrisorii
Scrierea efectivă a scrisorilor este un aspect esenţial al căutării unui loc de muncă. Ele trebuie să reflecte personalitatea dumneavoastră.
Trebuie să vă decideţi cu privire la scopul scrisorii, forma de prezentare a informaţiilor şi informaţiile propriu-zise. Punctele esenţiale ale scrisorii trebuie să fie la obiect, în linia scopului acesteia.
In activităţile de planificare a carierei şi de căutare a unui post se intră în contact cu foarte mulţi oameni, care se grupează în două categorii:
- de pre-contact – persoane cu care nu s-a comunicat încă (verbal sau scris); trebuie să obţineţi numele şi funcţia persoanei căreia îi veţi scrie; acordaţi atenţie formulei de adresare. Scrisoarea va fi mai bine receptată dacă este adresată unei persoane şi nu unei funcţii din organizaţie.
- de post-contact – persoane cu care aţi intrat deja în contact; trebuie să obţineţi cartea de vizită sau să notaţi datele persoanelor cu care intraţi în contact (nume, funcţie, adresă, telefon, fax, e-mail, telefon mobil etc.), încă din timpul primei discuţii; notaţi-vă orice informaţie pe care o obţineţi cu privire la postul liber, acest lucru fiind de un real folos în redactarea ulterioară a scrisorilor.
Calitatea scrisorii dumneavoastră va determina prima impresie a angajatorului. Înainte de a începe să scrieţi, analizaţi încă o dată cerinţele locului de muncă şi competenţele pe care le aveţi. Realizaţi o comparaţie obiectivă între cerinţe şi competenţe. Care sunt “punctele tari” pe care le aveţi? Cercetaţi organizaţia angajatoare şi veţi descoperi ce avantaje competitive va trebui să le prezentaţi. Personalizaţi-vă informaţiile privitoare la dorinţa şi motivaţia dumneavoastră de a obţine acel post.
Scrisoarea va conţine numai informaţiile relevante, particularizate prin experienţa dumneavoastră de angajat, educaţie, obiective atinse, atribute personale cerute de post. Scrisoarea are rolul de a pune în lumină calităţile dumneavoastră cele mai importante, CV-ul fiind mult mai cuprinzător.
O scrisoare de intenţie trebuie să fie “conversaţională”, nici prea formală dar nici cu un stil prea degajat. Cea mai grea parte a conceperii unei scrisori de intenţie este găsirea tonului potrivit: un ton prea degajat – angajatorul va crede că expeditorul nu este tocmai sincer; un ton prea formal – scrisoarea va suna prea pompos.
O scrisoare de intenţie trebuie să fie concisă. Cel care citeşte o scrisoare de intenţie de multe pagini se plictiseşte de la primele paragrafe, trecând la următoarea. O scrisoare de intenţie bună nu va avea niciodată mai mult de o pagină şi două paragrafe.
O scrisoare de intenţie trebuie să fie corect scrisă. Greşelile gramaticale sau de ortografie sunt de neiertat. Un angajator care ar citi o astfel de scrisoare ar vedea prin ea un candidat neglijent, care nici măcar pentru a solicita un post nu este în stare să-şi dea toată silinţa. Recitiţi şi corectaţi orice greşeală, oricât de minoră ar părea ea. Mulţi angajatori văd în scrisoarea de intenţie un exemplu al calităţilor de comunicare ale candidatului. Nu pierdeţi această ocazie de a face o impresie bună de la început.
O scrisoare de intenţie trebuie să reflecte interesul dumneavoastră pentru firma la care vreţi să vă angajaţi. De aceea, ea trebuie să includă date specifice din care să rezulte că firma va beneficia de calităţile şi aptitudinile dumneavoastră. Exprimaţi-vă încrederea în această firmă arătând ca ştiţi câte ceva despre afacerile pe care le derulează şi despre poziţia sa pe piaţă. Asemenea informaţii le puteţi obţine din publicaţii de specialitate, articole de presă, statistici oficiale, site-ul firmei de pe Internet etc. Investiţi timp pentru studiul mediului de afaceri al firmei înainte de a scrie scrisoarea de intenţie.
Tehnica redactării unei scrisori
Pentru început scrieţi ideile, una sub alta, aşa cum vă vin în minte. După această etapă, analizaţi materialul, grupaţi ideile pe teme şi scrieţi propoziţiile care vor încorpora temele în paragrafe. Accentuaţi contribuţiile pe care le puteţi aduce organizaţiei. Puneţi accentul pe achiziţiile de până acum şi pe modul în care le puteţi transfera asupra noului loc de muncă. Din cercetarea noului loc de muncă sau din anunţ selectaţi cuvintele care se referă la cerinţe (“este cerută, trebuie să aibă, foarte necesar, cunoscător al”). Acordaţi atenţie punctării fiecăreia dintre aceste cerinţe. Ele sunt, de fapt, avantajele dumneavoastră competitive. Folosiţi verbe de acţiune. Nu este indicat să reproduceţi ce este scris în CV. Evitaţi folosirea cuvintelor negative şi a sintagmelor cu conotaţii negative. Evitaţi sintagmele “de altfel”, “oricum ar fi” etc., deoarece au conotaţii negative. Puneţi accentul pe calificările pe care le aveţi pentru noua poziţie, chiar dacă printre ele se află unele care nu există în mod real.
Intr-o scrisoare tip “broadcast”, alegerea modalităţii de frazare a obiectivului personal pentru noul post trebuie să se facă foarte prudent. Dacă este prea limitat s-ar putea să nu fie considerat îndeajuns pentru postul respectiv, iar dacă este prea larg poate fi perceput ca fiind nefocalizat, indecis, specific unei căutări a unui post oarecare. Când se trimit scrisori pe piaţa “ascunsă” de muncă, nu trebuie trimise sute de scrisori pentru simplul motiv că nu se va putea face o cercetare obiectivă a organizaţiilor. Rata de răspuns nu justifică timpul şi costurile. Va trebui să vă concentraţi iniţial asupra a 15-20 de organizaţii, după care treceţi la următorul grup de 15-20.
Citiţi prima formă a scrisorii de mai multe ori. Evitaţi frazele care încep cu “Eu…”. Folosirea repetată a sintagmei “Eu”, monotonia frazei, scrisul incoerent, plictisitor, scade nivelul de atingere a obiectivului scrisorii. Paragrafele vor trebui să se limiteze la 4-5 propoziţii, iar propoziţiile nu trebuie să fie mai mari de două rânduri. Prima propoziţie a paragrafului are rolul de a introduce subiectul care va fi dezvoltat în restul paragrafului.
Trimiteţi scrisoarea în original şi nu copii cu aspect de reproducere în masă păstrând întotdeauna o copie a scrisorii. Contactaţi telefonic, în cel mai scurt timp, persoana căreia i-aţi adresat scrisoarea.
Puteţi concepe şi folosi scrisori cu antet şi cărţi de vizită personalizate. Efectul obţinut asupra angajatorului va fi cel de seriozitate şi profesionalism.
Tipărirea scrisorii trebuie să fie de calitate, având aceeaşi formă ca şi CV-ul. Aranjarea în pagină şi forma grafică finală sunt foarte importante. Verificaţi claritatea, tonul abordat, acurateţea, punctuaţia, gramatica etc.
Trimiteţi scrisoarea şi curriculum vitae într-un plic mare, care să nu îndoaie hârtia.
| ADRESA DUMNEAVOASTRĂ: ORAŞUL:
Telefon: Fax: e-mail: |
MODEL DE SCRISOARE DE INTENŢIE
Adresa destinatarului
Stimate Domnule X, / Stimată Doamnă X,
Textul scrisorii.
(despărţiţi paragrafele cu un singur rând)
Cu stimă,
Semnătura
Numele dumneavoastră
Funcţia dumneavoastră
