Cum să delegați mai bine?

SA 1.5 – Mihalache Roxana, Ungureanu George

Delegarea persoanelor potrivite este importantă pentru antreprenori și proprietari de afaceri din multe motive:

• economisește timp pe care îl puteți petrece apoi în sarcini mai valoroase.
• pregătește angajații pentru promovare și responsabilități mai mari.

Dacă doriți să vă ajutați membrii cheie de echipă să își atingă obiectivele, să avanseze în carieră și să ofere mai multă valoare companiei dvs., este esențial să învățați să delegați ca un șef.

Cel mai important beneficiu al delegării este capacitatea sa de a vă concentra atenția asupra elementelor care contează cel mai mult. Dacă cheltuiți timp, energie și atenție într-un proiect care ar putea fi ușor gestionat de un angajat de bază, nu cheltuiți timp, energie și atenție într-un proiect mai important pe care doar dvs. îl puteți gestiona. Delegarea există pentru a vă ajuta să vă concentrați asupra priorităților dvs. de top.

Delegarea este, de asemenea, despre timp și eficiență economică. Dacă câștigi echivalentul a 100 Euro pe oră, de ce ar trebui să petreci o oră într-o sarcină pe care un asistent virtual ar putea să o facă cu o rată de 15 Euro pe oră? Când o expuneți în mod obiectiv, soluția este evidentă. Desigur, externalizarea unor tipuri de muncă poate fi costisitoare – dar chiar și în acest scenariu, probabil că câștigați banii, deoarece lucrați cu profesioniști cu înaltă calificare.

Unde eșuează majoritatea antreprenorilor?

• Nu delegă decât dacă este absolut necesa În primul rând, unii antreprenori pur și simplu nu delegă decât dacă devine absolut necesar. Acest lucru este problematic din câteva motive. Pentru început, înseamnă că nu vedeți niciodată avantajele depline ale delegării, deoarece o rezervați pentru o mică mână de ocazii. De asemenea, înseamnă că, atunci când delegați, sunteți de obicei în modul panică, incapabil să vă gândiți clar la opțiunile dvs.
• Mulți antreprenori văd delegarea ca o strategie pe termen scurt. Ei o văd ca pe o soluție imediată la o problemă urgentă. În schimb, este mult mai bine să vezi delegarea ca pe o strategie pe termen lung. Aceasta este o abilitate și o investiție pe care o puteți utiliza pentru a vă îmbunătăți eficiența și capacitatea operațională în timp. Primele dvs. încercări de delegare s-ar putea să vă coste de fapt timp și bani, dar dacă rămâneți persistenți și continuați să vă îmbunătățiți, în cele din urmă această strategie va funcționa în favoarea dvs.
• oferă instrucțiuni minime sau ambigue. Una dintre cele mai simple modalități de eșec al unei delegări este furnizarea de instrucțiuni minime sau ambigue. Petreceți ceva timp suplimentar pentru a scrie instrucțiuni clare și veți avea rezultate mult mai bune.
• alegerea oamenilor greșiți. Oamenii potriviți vor putea face delegarea mult mai fiabilă și mai eficientă. Alegeți oamenii pentru sarcinile potrivite pe baza punctelor forte și a punctelor slabe ale acestora. De asemenea, este o idee bună să construiești o rețea de specialiști, chiar și în cadrul organizației tale; delegați aceleași tipuri de sarcini acelorași persoane pentru a le îmbunătăți competența și pentru a vă rula sistemul mai ușor.
• au încredere și uită. Uneori, antreprenorii delegă o sarcină și o verifică imediat din lista lor. Au încredere în cesionarul lor să se ocupe de lucruri și să uite de asta. Acest lucru este problematic; aveți nevoie de un fel de sistem de verificare. Acest lucru ar putea însemna urmărirea după o anumită perioadă de timp, primirea unei notificări când sarcina este finalizată sau un alt sistem la alegere.

Ce vă împiedică să delegați:

• frica că treaba nu va fi făcută „corect” sau a credinței că va dura mai mult timp pentru a explica decât să o faci pur și simplu singur. Delegarea eficientă poate necesita un pic mai mult timp și atenție în față. Dar, așa învățăm noi toți abilități – prin repetare și practică. Odată ce angajatul învață cum să facă față acestei sarcini în mod eficient, investiția se plătește în mai mult timp și spațiu pentru dvs., precum și o productivitate sporită pentru compania dvs.
• Un alt motiv comun pentru care șefii refuză să delege este că se simt prea copleșiți pentru a se așeza și a afla ce să delege. În acest caz, este greu, dar necesar să te forțezi să cheltuiești puțin „capital de timp” acum, pentru a-ți oferi mai mult decât suficient timp mai târziu.

I. Identificați ce să delegați și ce să păstrați

A decide ce sarcini să delegați poate părea uneori chiar o sarcină copleșitoare. Gândiți-vă la asta în ceea ce privește gestionarea timpului.

Identificați două tipuri diferite de sarcini:

• Sarcini care nu se încadrează în setul dvs. principal de abilități: le-ați putea realiza, dar vă va dura mai mult decât cineva care are multă experiență și abilități în acea zonă.
• Sarcini pe care le poate face oricine: dacă cineva ar putea îndeplini aceste sarcini, atunci nu are nevoie de atenția dvs. specială.

Exemplu: Gândiți-vă la configurarea unui site web sau la publicarea de conținut nou pe site-ul dvs. existent. Sigur, puteți învăța WordPress sau orice alt sistem de gestionare a conținutului. Aflați când să delegați și când să faceți microgestionare:

Dar cât timp îți va lua să îndeplinești această sarcină?

Cât timp ar lua unui membru al personalului IT ca să funcționeze site-ul web?

Concluzia este că costă mai mult compania dvs. să aveți grijă de postarea de pe blog decât să delegați responsabilitatea angajatului dvs. mai experimentat și mai calificat.

II. Creați un proces de delegare

• Începeți cu un exercițiu de gestionare a timpului în care vă uitați la modul în care vă petreceți zilele
• Faceți o listă cu toate sarcinile specifice care necesită delegare, apoi gândiți-vă la unul sau mai mulți angajați care ar putea fi buni pentru aceste sarcini
• Creați un șablon simplu pentru memo-urile de delegare (sau un mesaj de e-mail, dacă este mai convenabil pentru dvs.). Utilizați câmpurile desemnate pentru următoarele:
• O definiție clară a sarcinii: delegarea eșuează adesea în instrucțiuni.
• „Aici, aveți grijă de aceasta” nu sunt suficiente informații pentru ca angajatul dvs. să atingă valorile de performanță dorite.
• Fii clar. „Scrieți un rezumat de 500 de cuvinte al noii noastre linii de produse. Vizează un public de investitori și parteneri de afaceri. ”

III. Urmăriți sarcinile delegate

• solicitați informări periodice pentru a vă asigura că sunteți în fruntea progresului general sau a imaginii de ansamblu. Pentru a fi un delegator de succes, trebuie să renunțați la un anumit grad de control, așa că nu gestionați „cum”. Asigurați-vă că sunteți la curent cu starea actuală și că sunteți disponibil pentru a răspunde la întrebări

IV. Oferiți acces complet la resursele necesare

• asigurați-vă că persoanele cărora le delegați orice sarcină au acces la resursele de care vor avea nevoie pentru a îndeplini cu succes acea sarcină, spre satisfacția dvs.
• delegarea ineficientă sau inexistentă reduce adesea lipsa de încredere
• împuterniciți-vă lucrătorii să simtă că fac contribuții valoroase și au încredere în gestionarea noilor responsabilități.
• oferiți lucrătorilor dvs. acces la oameni, echipamente, informații și materiale de care vor avea nevoie pentru a face o treabă bună. Drept urmare, vor câștiga mai multă încredere în sine și vor obține mai mult.